Lise MAGUERES est membre du Service Accueil, Administration de l’information et Diffusion.

Le service Accueil, Administration et diffusion de l’information est rattaché directement à la direction du laboratoire, sous la responsabilité de l’administrateur de l’unité.

La mission du service «Accueil, Administration et diffusion de l’information» est d’apporter une assistance technique et logistique au LOMA sur la gestion administrative, financière et ressources humaines et d’assurer l’accueil et la logistique du laboratoire.

Accueil
Administration
Diffusion
Activités

ACCUEIL & SECRÉTARIAT:

    • Assurer l’accueil du laboratoire. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
    • Assurer l’accueil téléphonique
    • Accueil des non permanents (doctorants, stagiaires, chercheurs) et visiteurs
    • Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, réceptionner les colis (enregistrement du courrier et colis départ/arrivé, transmission aux services ou équipes, envoi du courrier)
    • Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques et assurer le suivi de la logistique courante de premier niveau du laboratoire (photocopieuses, contrôles ménage, machines à eau, à café, distributeurs, etc. …)
    • Assurer le secrétariat du conseil de laboratoire, planifier les réunions et en établir les comptes rendus

RH:

Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines:

    • Recueillir et préparer les informations au vue de leur transmission aux autorités
    • Renseigner, envoyer et suivre les attestations d’Accueil, Conventions d’Accueil
    • Saisir, mettre à jour les informations administratives des agents de l’unité sur les applications internes du CNRS (RESEDA et Agate)
    • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information ressources humaines (RESEDA)
    • Organiser le classement et procéder à l’archivage des documents traités
    • Assurer le suivi des ressources humaines en coopération avec la responsable du service
    • Gérer la confidentialité des informations et des données

COMMUNICATION:

    • Diffuser les informations au sein du laboratoire
    • Assurer la circulation de l’information dans l’unité
    • Assurer l’organisation matérielle et logistique des manifestations scientifiques (séminaires, journées du laboratoire, réception, etc…)
    • Gérer le site Internet / assurer l’assistance webmestre au Plateau Com: Préparation, production, saisie, actualisation de contenus web selon les indications du responsable web, Intégration de contenus (textes – photos – vidéos etc.). Participation à l’élaboration des supports de communication (création de nouvelles pages, actualisation des données). Contribution à l’animation du site.

GESTION:

    • Participer à la gestion financière de la structure en appliquant les procédures dédiées : établir les devis pour les commandes logistiques
    • Gérer les conventions de stage et versements des gratifications
    • Suivi de certains dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés
    • Gestion de l’occupation des locaux (badges, clés, plannings, réservations)
    • Suivi des stocks de matériels, fournitures courantes, frais de bouche, identification des besoins, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs, établissement des demandes d’achat…
Compétences

Compétences principales:

    • Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative, savoir rédiger un courrier en respectant l’orthographe et la langue
    • Maîtriser l’environnement informatiques de bureautique (Office : Word, Excel,…)
    • Maîtriser le codage HTML sur le site web
    • Assimiler les logiciels spécifiques utilisés par les tutelles
    • Capacité à acquérir rapidement une bonne connaissance du fonctionnement et de l’organisation du laboratoire
    • Mettre en application les circulaires et les notes de service

Compétences secondaires:

    • Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité d’un laboratoire de recherche et/ou d’un organisme de recherche
    • Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
    • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
    • Savoir travailler en équipe : relayer l’information, rendre compte, alerter
    • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
    • Savoir planifier son activité
    • Savoir-faire opérationnel
Curriculum vitae

FORMATIONS

– Brevet de Technicien Supérieur Assistant de Manager (BTS)

2017-2019

– BEP et Baccalauréat Professionnel Gestion Administrative

2014-2017

 

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

A ce jour

Technicien Administratif (LOMA, UMR 5798, Université de Bordeaux)

– Secrétariat

2019

Emploi Secrétariat Médical au (Pôle Santé) à Arcachon

– Secrétariat Médical

2018

Assistant de Manager EHPAD Le Chant des Pins à Mimizan

– Assistant DRH

2018

Chambre de Commerce et d’Industrie LANDES

– Assistant au servive DRH

2017

Marie d’Arcachon

– Assistant au service finances

2016

Garage Morpan à Biscarrosse

– Secrétariat et Accueil

2015

EHPAD de BISCARROSSE

– Secrétariat et Accueil

Lise MAGUERES

Laboratoire Ondes et Matière d’aquitaine (LOMA)
351 cours de la libération
33405 Talence Cedex

Phone : + 33 (0)5 40 00 61 74
Fax : + 33 (0)5 40 00 69 70
E-mail:lise.magueres@u-bordeaux.fr