Equipe du Service Accueil

Equipe du Service Accueil : Annie Commarmond et Sophie Grandet

Présentation

Le service Accueil, Administration et diffusion de l’information est rattaché directement à la direction du laboratoire, sous la responsabilité de l’administrateur de l’unité.

Sa mission est de recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’Unité

Horaires :
Ouverture de 8H30 à 12H00 et de 13H à 17H du Lundi au Jeudi
et de 8H30 à 12H / 13H à 16H le Vendredi.
Levée du lundi au vendredi : 11h15

Activités

L’objectif du service Accueil, Administration de l’information et Diffusion est de contribuer par ses activités à la valorisation de l’image du laboratoire.

Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants du laboratoire

  • Analyser et gérer les demandes d’informations
  • Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
  • Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services et les équipes

Réception, traitement et diffusion de l’information

  • Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier (enregistrement du courrier et colis départ/arrivé, transmission aux services ou équipes, envoi du courrier)
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
  • Classer et archiver les documents et les informations
  • Gérer le site Internet / assurer l’assistance webmestre au Plateau Com: Préparation, production, saisie, actualisation de contenus web selon les indications du responsable web, Intégration de contenus (textes – photos – vidéos etc.). Participation à l’élaboration des supports de communication (création de nouvelles pages, actualisation des données). Contribution à l’animation du site.

Réalisation de divers travaux de bureautique

  • Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, convocations, programmes, supports, attestations, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, bilan d’activité…)
  • Tri, classement, archivage, numérisation
  • Préparation de documents pour les séances des différents conseils
  • Suivi et mise à jour de formulaires, documents et plaquettes d’information à destination du public ou en interne
  • Réalisation de travaux de reprographie

Exécution, suivi et mise en forme des dossiers administratifs

  • Constitution des dossiers administratifs et contrôle des données, mise à jour, retours ou relances (ex demande de cartes restaurants, autorisations, stages, …)
  • Indexation, classement et archivage de documents et de dossiers (ex : dossiers du personnel, dossiers administratifs, dossier d’inventaire…)
  • Anticipation et prévention des besoins des personnes : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l’information.
  • Réalisation de tableaux de bord selon les instructions reçues
  • Organisation et alimentation les bases de données (personnel, stocks, salles, inventaire)
  • Suivi de certains dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés

Assistance logistique

  • Gestion de l’occupation des locaux (badges, clés, plannings, réservations)
  • Suivi des stocks de matériels, fournitures courantes, frais de bouche, identification des besoins, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs, établissement des demandes d’achat…

Membres

Sophie GRANDET, IE

Administrateur
Responsable
1er étage – Bureau 101
Tél. : 05 40 00 62 16
sophie.grandet@u-bordeaux.fr

Annie COMMARMOND, ADJENES

Rez de chaussée – Bureau 001
Tél. : 05 40 00 61 74
annie.commarmond@u-bordeaux.fr