Accueil, Communication et gestion logistique

L’Équipe Accueil, Communication et gestion logistique  est sous la responsabilité de l’administrateur de l’unité.

Sa mission est d’assurer l’accueil physique et téléphonique et d’orienter les interlocuteurs internes et externes.

Horaires :
Ouverture de 8H30 à 12H30 du Lundi au Vendredi
L’accueil est fermé les jours de conseils de laboratoire
Levée du courrier du lundi au vendredi : 11h15

L’objectif de Accueil est de contribuer par ses activités à la qualité de l’image du laboratoire.

Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants du laboratoire

• Analyser et gérer les demandes d’informations
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
• Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services et les équipes

Réception, traitement et diffusion de l’information

• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier (enregistrement du courrier et colis départ/arrivé, transmission aux services ou équipes, envoi du courrier)
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
• Classer et archiver les documents et les informations
• Gérer le site Internet / assurer l’assistance webmestre au Plateau Com: Préparation, production, saisie, actualisation de contenus web selon les indications du responsable web, Intégration de contenus (textes – photos – vidéos etc.). Participation à l’élaboration des supports de communication (création de nouvelles pages, actualisation des données).

Réalisation de divers travaux de bureautique

• Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, convocations, programmes, supports, attestations, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, bilan d’activité…)
• Tri, classement, archivage, numérisation
• Préparation de documents  pour les séances des différents conseils et rédaction du CR du Conseil de Laboratoire
• Suivi et mise à jour de formulaires, documents et plaquettes d’information à destination du public ou en interne
• Réalisation de travaux de reprographie

Exécution, suivi et mise en forme des dossiers administratifs

• Constitution des dossiers administratifs et contrôle des données, mise à jour, retours ou relances (ex demande de cartes restaurants, autorisations, stages, …)
• Indexation, classement et archivage de documents et de dossiers (ex : dossiers du personnel, dossiers administratifs, dossier d’inventaire…)
• Anticipation et prévention des besoins des personnes : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l’information.
• Réalisation de tableaux de bord selon les instructions reçues
• Organisation et alimentation les bases de données (personnel, stocks, salles, inventaire)
• Suivi de certains dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés

Assistance logistique

• Gestion de l’occupation des locaux (clés, plannings, réservations)
• Suivi des stocks de matériels, fournitures courantes, frais de bouche, identification des besoins, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs, établissement des commandes …

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