Annie COMMARMOND

• Analyser et gérer les demandes d’informations
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
• Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services et les équipes
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier (enregistrement du courrier et colis départ/arrivé, transmission aux services ou équipes, envoi du courrier)
•  Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
• Classer et archiver les documents et lesinformations
• Gérer le site Internet / assurer l’assistance  webmestre au  Plateau Com: Préparation, production, saisie, actualisation de contenus web selon les indications du responsable web,  Intégration de contenus (textes – photos – vidéos etc.). Participation à l’élaboration des supports de communication (création de nouvelles pages, actualisation des données). Contribution  à l’animation du site.
• Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, convocations, programmes, supports, attestations, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, bilan d’activité…)
•  Tri, classement, archivage, numérisation
•  Préparation de documents pour les séances des différents conseils
• Suivi et mise à jour de formulaires, documents et plaquettes d’information à destination du public ou en interne
• Réalisation de travaux de reprographie
• Constitutiondes dossiers administratifsetcontrôledes données,mise à jour,retoursou relances (ex demande de cartes restaurants, autorisations, stages, …)
• Indexation,  classement et archivage de documents et de dossiers (ex : dossiers du personnel, dossiers administratifs, dossier d’inventaire…)
• Organisation de  la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques (ex: organisation des salles, recherche  des fournisseurs, devis…)
• Assistance à la mise en œuvre des réunions, manifestations,  actions de communication etc. (ex : réunions du jeudi…)
• Anticipation et prévention des besoins des personnes : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l’information.
• Réalisation de tableaux de bord selon les instructions reçues
• Organisation et alimentation les bases de données (personnel, stocks, salles, inventaire)
• Suivi de certains dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés
• Gestion de l’occupation des locaux  (badges, clés, plannings, réservations)
• Suivi des stocks de matériels, fournitures courantes,  frais de bouche, identification des besoins, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs, établissement des demandes d’achat…

• Assistance au Plateau Info Com pour la diffusion de l’information, le site Web, et la partie événementielle.
• Responsabilité de la gestion de l’occupation des locaux
• Responsabilité du  parcours : «accueil des nouveaux entrants»
• Responsabilité de la prise en charge des stages du laboratoire.
• Rapporteur des conseils d’unité (depuis janvier 2014)

FORMATIONS

– Certificat d’Etudes Primaires

1981      C.A.P. Sténodactylographe

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

1998 à ce jour   

Adjoint Administratif ASU (LOMA, UMR 5798, Université de Bordeaux)

– Secrétariat

1992

Remplacement pendant cinq mois de la secrétaire de l’IUP-MIAGe (Institut Universitaire Professionnalisé de Maîtrise Informatique Appliquée à la Gestion) au LaBRI.

– Secrétariat de l’IUP-Miage.

1989 –1998

Vacataire à l’Université Bordeaux I, au LaBRI (Laboratoire Bordelais de Recherche en Informatique) à Talence.

– Accueil et secrétariat du Laboratoire

1987 – 1988

T.U.C. à l’Université Bordeaux I, au Département Informatique à Talence.

– Agent de bureau au Département de Mats-Info

1981

Remplacement de trois mois au Lycée Hôtelier de Talence, en qualité d’auxiliaire de bureau.