Benjamin MASSET

ACCUEIL & SECRÉTARIAT:

• • Assurer l’accueil du laboratoire. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
  • Assurer l’accueil téléphonique
  • Accueil des non permanents (doctorants, stagiaires, chercheurs) et visiteurs
  • Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, réceptionner les colis (enregistrement du courrier et colis départ/arrivé, transmission aux services ou équipes, envoi du courrier)
  • Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques et assurer le suivi de la logistique courante de premier niveau du laboratoire (photocopieuses, contrôles ménage, machines à eau, à café, distributeurs, etc. …)
  • Assurer le secrétariat du conseil de laboratoire, planifier les réunions et en établir les comptes rendus

RH:

Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines:

• • Recueillir et préparer les informations au vue de leur transmission aux autorités
  • Renseigner, envoyer et suivre les attestations d’Accueil, Conventions d’Accueil
  • Saisir, mettre à jour les informations administratives des agents de l’unité sur les applications internes du CNRS (RESEDA et Agate)
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information ressources humaines (RESEDA)
  • Organiser le classement et procéder à l’archivage des documents traités
  • Assurer le suivi des ressources humaines en coopération avec la responsable du service
  • Gérer la confidentialité des informations et des données

COMMUNICATION:

• • Diffuser les informations au sein du laboratoire
  • Assurer la circulation de l’information dans l’unité
  • Assurer l’organisation matérielle et logistique des manifestations scientifiques (séminaires, journées du laboratoire, réception, etc…)
  • Gérer le site Internet / assurer l’assistance webmestre au Plateau Com: Préparation, production, saisie, actualisation de contenus web selon les indications du responsable web, Intégration de contenus (textes – photos – vidéos etc.). Participation à l’élaboration des supports de communication (création de nouvelles pages, actualisation des données). Contribution à l’animation du site.

GESTION:

• • Participer à la gestion financière de la structure en appliquant les procédures dédiées : établir les devis pour les commandes logistiques
  • Gérer les conventions de stage et versements des gratifications
  • Suivi de certains dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Gestion de l’occupation des locaux (badges, clés, plannings, réservations)
  • Suivi des stocks de matériels, fournitures courantes, frais de bouche, identification des besoins, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs, établissement des demandes d’achat…

Compétences principales:

• • Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative, savoir rédiger un courrier en respectant l’orthographe et la langue
  • Maîtriser l’environnement informatiques de bureautique (Office : Word, Excel,…)
  • Maîtriser le codage HTML sur le site web
  • Assimiler les logiciels spécifiques utilisés par les tutelles
  • Capacité à acquérir rapidement une bonne connaissance du fonctionnement et de l’organisation du laboratoire
  • Mettre en application les circulaires et les notes de service

Compétences secondaires:

• • Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité d’un laboratoire de recherche et/ou d’un organisme de recherche
  • Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Savoir travailler en équipe : relayer l’information, rendre compte, alerter
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Savoir planifier son activité
  • Savoir-faire opérationnel

FORMATIONS

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE